Asystentki na razie nie muszą się obawiać. Wskazano powody, dla których AI nie jest w stanie ich zastąpić

W dobie prężnie rozwijających się narzędzi AI oraz dostępnych programów oferujących pomoc w zadaniach administracyjnych związanych z pracą biura, eksperci zastanawiają się, czy wszystkie zadania asystentki mogą być przejęte przez sztuczną inteligencję.

Publikacja: 17.01.2024 10:42

AI może wesprzeć wiele obszarów pracy asystentki.

AI może wesprzeć wiele obszarów pracy asystentki.

Foto: Adobe Stock

W jednej ze scen filmu „Diabeł ubiera się u Prady” odgrywanej przez Anne Hathaway i Emily Blunt asystentki otaczają swoją szefową podczas uroczystej gali i podpowiadają jej nazwiska zbliżających się do niej osób. Brawurowo zagrana przez Meryl Streep Miranda Priestly, redaktor naczelna magazynu Runway, może dzięki temu brylować w towarzystwie, witając się z każdym gościem i przywołując anegdotki z ich prywatnego życia, wyszeptane oczywiście kilka sekund wcześniej bezpośrednio do jej ucha przez jedną z wiernych asystentek. Czy Chat GPT mógłby przyjść z pomocą Mirandzie Priestly w przedstawionej scenie filmowej?

Bez paniki

Cytowany przez BBC Mansoor Soomro, starszy wykładowca zrównoważonego rozwoju i biznesu międzynarodowego na Uniwersytecie Teesside w Wielkiej Brytanii, mówi otwarcie, że nie ma potrzeby panikowania w tej kwestii. – Narzędzia AI nie są gotowe, aby wykonywać zadania przewyższające podstawowe obowiązki asystentki. Tego typu programy nadal nie radzą sobie ze skomplikowanymi wyzwaniami bazującymi na procesie podejmowania decyzji. W tej kwestii człowiek wciąż wiedzie prym – dodaje.

O ile część zadań z całą pewnością może być wykonywana w krótkim czasie przez narzędzia AI, to jednak tak cenione przez wielu managerów kreatywność, uważność, dyskrecja czy wsparcie w kwestiach organizacyjnych – zakup kwiatów dla obchodzącej urodziny szefowej zaprzyjaźnionego działu, czy zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników – nadal pozostają nieocenione i trudno wyobrazić sobie ich realizację przy użyciu technologii AI.

– AI niewątpliwe może wesprzeć wiele obszarów pracy asystentki. Doskonałym przykładem jest możliwość wykorzystania AI do szybkiego przygotowania szablonu wiadomości lub innej treści – zauważa Wiktoria Pawlak, założycielka firmy The Assist. – Niemniej jednak, jeśli priorytetem jest nadanie wiadomości indywidualnego charakteru, niezbędna staje się obecność czynnika ludzkiego. AI może również znacznie usprawnić proces redagowania dokumentów pod kątem stylu. Wykorzystanie w tłumaczeniach, generowaniu pomysłów na różnorodne działania – np. prezentacje, plan eventu, organizacja podróży – a także w poszukiwaniu informacji, czyni ją cennym źródłem inspiracji i punktem wyjścia do dalszych działań. W rezultacie hybryda ludzkiej kreatywności i potencjału technologicznego umożliwia osiągnięcie zadowalających rezultatów w pracy asystentki – zauważa Wiktoria Pawlak.

AI nie wypełni druków urzędowych

Same narzędzia bazujące na sztucznej inteligencji mogą okazać się bardzo pomocne w pracy asystentki, co potwierdza cytowana przez BBC założycielka 30-osobowej brytyjskiej firmy Joanne Manville Virtual Assistance. – Regularnie używamy systemów bazujących na AI, w celu usprawnienia naszej pracy, ale też i przyspieszenia wybranych procesów – przyznaje. – Niektórzy klienci otwarcie mówią, że chcą testować możliwości Chatu GPT i my ich w tym zakresie wspomagamy – dodaje.

Wśród wymienionych przez Joanne Manville aplikacji wspierających pracę biura znajdują się między innymi te służące do organizacji terminarza zajęć czy przypominania klientom o zaplanowanych spotkaniach.

– Wiele firm eksperymentuje też z wykorzystaniem narzędzi AI do umieszczania postów na social media czy wykonywania drobnych tłumaczeń – dodaje Manville – Jednak z moich doświadczeń wynika, że o ile sztuczna inteligencja dobrze wspomaga zadania nakierowane na konkretny efekt, o tyle klienci nadal poszukują kontaktu z prawdziwą osobą, ponieważ nie każde zadanie można tak precyzyjnie opisać – dodaje.

Jak podkreśla Wiktoria Pawlak, szereg czynności związanych z kontaktami międzyludzkimi nadal pozostaje poza zasięgiem sztucznej inteligencji.

– AI nie jest w stanie wykonywać zadań, które wymagają interakcji w świecie rzeczywistym, czy zrozumienia subtelności ludzkich relacji. Rezerwacja stolika w restauracji, umawianie wizyt u lekarza czy wypełnianie druków urzędowych wymagają interakcji z innymi ludźmi i często zrozumienia kontekstu społecznego, co jest poza obecnymi możliwościami AI – wymienia.

Umiejętność odczytywania emocji

O ile konkretne zadania mogą być precyzyjnie opisane i zaprogramowane, a następnie automatycznie odtwarzane w miarę powtarzalności, to jednak uważność i umiejętność odczytywania emocji nadal pozostają poza zasięgiem nawet najbardziej wyrafinowanych technologii AI – W wielu sytuacjach należy rozpoznać w jakim nastroju jest dana osoba i czy warto w takich okolicznościach podejmować rozmowę na trudny temat – wyjaśnia Joanne Manville.

Właścicielka firmy Joanne Manville Virtual Assistance zauważa też, że nawet jeśli technologia może zastąpić człowieka w kwestiach takich jak chociażby wykonanie transkrypcji podczas spotkania, to nie każdy klient jest skłonny się na to zdecydować.

– Podczas spotkań często omawia się projekty poufne czy podejmuje decyzje strategiczne, które pozostają tajemnicą firmy, więc ryzyko nagrywania rozmów i przekazywania ich przy pomocy nowoczesnych technologii jest dla wielu managerów zbyt wysokie – wyjaśnia. – Dodatkowo, tego typu skrypty do notowania nie są wolne od błędów, co sprawia, że protokoły ze spotkań stają się niezrozumiałe – dodaje.

Czytaj więcej

W jakich zawodach sztuczna inteligencja nie zastąpi człowieka? Naukowcy typują

Umiejętność obserwowania ludzkich reakcji oraz dostosowywania do nich odpowiedniego zachowania podkreśla też Julia Koterbińska, Manager The Assist.

– Przykładem zadania, które wymaga zaangażowania asystentki, jest uczestnictwo w spotkaniach, sporządzenie notatki czy też wyświetlenie odpowiednich materiałów – wsparcie techniczne. Możliwe jest w tym zakresie dołączenie AI, która wygeneruje notatkę. Jednak w tym przypadku także istotne są nastroje czy też reakcje na poszczególne koncepcje – wyjaśnia. – Prawdziwa asystentka podczas spotkania biznesowego jest w stanie na bieżąco reagować na potrzeby zarówno klienta jak i przełożonego, czego nie jest w stanie zrobić AI, ponieważ wymaga to ludzkiej empatii, intuicji i zdolności do nawiązywania relacji interpersonalnych. Asystentki potrafią myśleć nieszablonowo, co jest kluczowe przy rozwiązywaniu nieprzewidzianych problemów. AI może być programowane do rozwiązywania problemów, ale to ludzka kreatywność pozwala na bardziej elastyczne i innowacyjne podejście – podkreśla Julia Koterbińska.

Kompetencje miękkie

Poza umiejętnością odczytywania emocji i reagowania na konkretne zachowania w kontakcie międzyludzkim, kompetentna asystentka posiada szereg innych cech, tak istotnych w efektywnym wsparciu przełożonego czy klienta w bieżących działaniach.

– Asystentka przede wszystkim posiada kompetencje miękkie: cechy charakteru, zdolności społeczne, inteligencję emocjonalną i umiejętności komunikacyjne – wymienia Julia Koterbińska. – W dzisiejszym świecie te umiejętności są nie tylko pożądane, ale wręcz niezbędne. I nie ma tu mowy, że nawet najbardziej zaawansowane AI mogłoby je zastąpić. Wykorzystywane są w niemal wszystkich zadaniach asystenckich. Jednym z pierwszych przykładów może być organizacja podróży służbowej. Chat GPT przygotuje dla nas research i zaplanuje podróż, ale nie kupi biletów, nie pomoże w przypadku zagubionej walizki czy przełożonego lotu. Nie zadzwoni również na infolinię, nie zmieni rezerwacji. Narzędzie pomoże nam zaoszczędzić czas, ułatwi planowanie, ale istnieje szereg ludzkich czynników i nieprzewidzianych sytuacji z którymi może sobie nie poradzić – dodaje ekspertka.

Zaawansowane narzędzia AI są rozwijane w kierunku rozpoznawania ludzkich nastrojów na podstawie tonu głosu oraz mimiki. Przy czym, jak zauważa cytowany przez BBC Mansoor Soomro, technologia nadal jest i pozostanie w tym zakresie niedoskonała, ponieważ aby właściwie odczytać emocje, musi być zasilona taką wiedzą. Trudno jednak nauczyć narzędzie całej palety ludzkich zachowań tak skomplikowanych nawet do nazwania, a co dopiero do opisania i przekazania systemowi w formie gotowej bazy danych. Wiele wskazuje na to, że wspomagające Mirandę Priestly asystentki – mimo iż wykreowane na potrzeby filmu – nadal miałyby sporo zajęć również w realnym świecie.

Źródła:

https://www.bbc.com/worklife

https://theassist.pl/

Wiktoria Pawlak

Ma ponaddziesięcioletnie doświadczenie w sektorze wsparcia biznesowego i medialnego. Jej kariera to mozaika różnorodnych, ale ściśle powiązanych doświadczeń, które doprowadziły ją do stworzenia The Assist — agencji asystentek i managerów przeznaczonej dla przedsiębiorców, osób prywatnych, startupów, małych i średnich firm. Zrealizowała ponad 100 szkoleń i warsztatów, współpracowała z ponad 50 kontrahentami.

Julia Koterbińska

Julia Koterbińska

Ekspert ds. obsługi klienta. Specjalizuje się w administracji i rekrutacji na stanowiska asystenckie. Jej rolą jest budowanie relacji z klientami biznesowymi. Związana zawodowo z The Assist.

Biznes
Szef ważniejszy niż wynagrodzenie. Co dziś najbardziej cenią pracownicy i jak im to zapewnić?
Materiał Promocyjny
Tajniki oszczędnościowych obligacji skarbowych. Możliwości na różne potrzeby
Biznes
Japonia: budżety domowe pod ścisłą kontrolą kobiet
Materiał partnera
W branży motoryzacyjnej mężczyźni traktują kobiety jak równe sobie
Biznes
Droga do równości szans dla kobiet
Materiał Promocyjny
Naukowa Fundacja Polpharmy ogłasza start XXIII edycji Konkursu o Grant Fundacji
Biznes
Tydzień Kobiet Sukcesu