Nieprzewidziane usterki, awarie i przerwy w pracy pobudzają kreatywność. Jak to działa?

Długotrwałe przerwy w pracy zazwyczaj postrzegane są jako szkodliwe, powodujące straty finansowe i obniżające wskaźniki produktywności przedsiębiorstwa. Kiedy jednak wybuchł pożar w fabryce dużego europejskiego producenta towarów konsumpcyjnych, Tim Schweisfurth z Politechniki w Hamburgu i jego współpracownica – Anne Greul, doktorantka na Uniwersytecie Technicznym w Monachium – dokonali zaskakującego odkrycia: bezczynność doprowadziła do zalewu pomysłów mających na celu ulepszenie funkcjonowania firmy. Wniosek: nieoczekiwane przerwy, usterki, czy nawet awarie mogą pobudzić kreatywność. Wyniki przeprowadzonego badania Tim Schweisfurth przedstawił w rozmowie z „Harvard Business Review”.

Odkrycia dokonano po przeanalizowaniu wewnętrznego systemu online, w którym pracownicy mogli umieszczać swoje pomysły i wskazówki na polepszenie procesów wewnątrz organizacji. Niektóre sugestie dotyczyły drobnych spraw, takich jak częstsza wymiana wysłużonych narzędzi. Inne z kolei miały ogromny wpływ na funkcjonowanie firmy, na przykład wprowadzenie nowego systemu do zamawiania farb, który w skali roku przyniósł oszczędności rzędu €280,000. W wyniku wspomnianego zdarzenia 8,500 pracowników zatrudnionych w objętej pożarem części fabryki, zostało oddelegowanych do domów na cztery dni. W trzy tygodnie po powrocie z przymusowej przerwy dostarczyli oni 58 proc. więcej pomysłów niż osoby, których działalność trwała nieprzerwanie. Jak podkreśla Tim Schweisfurth, były to wartościowe pomysły, docenione i zaakceptowane przez managerów, lepsze od sugestii dostarczonych przez innych pracowników.

Pracując w skupieniu, lepiej wyłączyć telefon

Rodzaj czynników rozpraszających uwagę ma jednak spore znaczenie przy opisywanym przez niemieckich naukowców zjawisku. Awarie, które nie prowadzą do tymczasowego zatrzymania pracy przedsiębiorstwa, a jedynie odciągają pracowników od ich bieżących zajęć, mogą mieć odwrotny skutek. Podany przez naukowców inny przykład to niespodziewana powódź, której skutki pracownicy usuwali osobiście przez kilka godzin, nie mając możliwości realizacji bieżących zadań. Podobne zjawisko ma miejsce wtedy, gdy skupienie na danej czynności przerywane jest powiadomieniami z telefonu lub komputera na temat nadchodzących wiadomości czy komentarzy pod postami. Tim Schweisfurth proponuje zatem, aby podczas intensywnej pracy wymagającej skupienia, wyciszyć urządzenia elektroniczne.

Wakacje a wzmożona kreatywność

Choć istnieje mnóstwo powodów, aby korzystać z wakacji, to jednak badania przeprowadzone przez duet Schweisfurth-Greul nie wskazują na to, aby po odbytym urlopie kreatywność w widoczny sposób wzrastała. Nie jest to bowiem rodzaj nieplanowanej awarii, o której mowa wcześniej. Po przeanalizowaniu kolejnego rodzaju przerwy w pracy – przedłużonego weekendu – okazało się, że kreatywność również utrzymała się na tym samym poziomie co przed pauzą. Zdaniem naukowców ma to związek z tak zwaną nadwyżką uwagi, stwarzającą idealne warunki do kreatywności. Można jej doświadczyć, gdy po wyjściu z pracy umysł nadal przetwarza niedokończone zadania czy partie projektów, które, ze względu na stopień skomplikowania, nie dają o sobie zapomnieć. Często w takich chwilach dochodzi do tak zwanego momentu Eureka, który przytrafić się może choćby w drodze powrotnej do domu czy pod prysznicem. Wynika jednak z tego, że umysł przez dłuższy czas koncentrował się na wskazanym wątku, zachowując właśnie w tym zakresie rezerwy uwagi i skupienia. Urlop, przedłużony weekend czy wakacje nie dają takich możliwości, ponieważ pozwalają na tyle oddalić się myślami od zadań wykonywanych w pracy, że tego rodzaju rezerwy są w tym czasie już niedostępne.

Skonfrontowany z pytaniem o intencjonalne przerwy w dostawie prądu czy odłączeniu Wi-Fi w celu pobudzenia kreatywności pracowników, Schweisfurth kategorycznie odradza, podkreślając, że straty finansowe wynikające z celowego działania byłyby znacznie wyższe niż korzyści w postaci podwyższonej kreatywności.

– Należy zaakceptować fakt, że nieprzewidziane przerwy w pracy, awarie czy usterki są nieuniknione – wyjaśnia ekspert – managerowie powinni mieć tego świadomość i otworzyć się na możliwości obrócenia takiej sytuacji na swoją korzyść – tłumaczy.

Czytaj więcej

Biznes i prawo

Toksyczna produktywność. Niepokojące zjawisko dotyka coraz więcej pracowników

Dynamika obecnych czasów, oczekiwania nieustannej dyspozycyjności i opracowywania projektów na czas lub wcześniej, sprawiają, że łatwo wpaść w pułapkę toksycznej produktywności.

Nie blokować kreatywności

Jednym ze sposobów umożliwienia tego jest nieprzerwany dostęp do systemu, w którym pracownicy mogą zgłaszać nowe pomysły usprawnienia prac w przedsiębiorstwie. Dzięki dostępności takiej platformy również poza biurem istnieje szansa, że osoba, która po pracy wpadnie na przełomowy pomysł, będzie mogła umieścić go od razu w systemie, aby nie umknął w natłoku bieżących zadań po powrocie do pracy. Kolejną sugestią eksperta jest finansowa gratyfikacja za pomysły, które zostaną zaakceptowane i wdrożone. – Firma, którą analizowaliśmy, oferowała pracownikom nagrodę w wysokości 10% wartości wdrożonego rozwiązania – tłumaczy ekspert.

Praca zdalna może, zdaniem eksperta, wbrew pozorom nieco obniżać kreatywność, ze względu na brak momentu w ciągu dnia, kiedy pracownik, po opuszczeniu biura, a jeszcze przed dotarciem do domu, analizuje podświadomie niedokończone projekty. – Wieczorne powroty do domu stanowią bardzo dobrą okazję do przemyśleń i nowych pomysłów. Praca w charakterze home office nie daje tej możliwości – tłumaczy ekspert – jednak nawet w takich warunkach można zadbać o okoliczności sprzyjające nowym pomysłom, choćby organizując sobie regularne przerwy w pracy czy wychodząc na kilkuminutowy spacer – przekonuje.

Reguła 20 proc.

Google wprowadził „regułę 20%”, zgodnie z którą jeden dzień w tygodniu pracownicy mogą poświęcać na projekty spoza ustalonej dla danego zespołu listy zadań. Zdaniem eksperta taka modyfikacja tygodnia pracy może przynieść firmie korzyści, jednak nie w zakresie, o którym przekonali się właściciele spalonej fabryki. – Nie spodziewałbym się, aby takie rozwiązanie mogło doprowadzić do wielu innowacyjnych pomysłów – zastrzega – pracownicy raczej skupią się w takim czasie na prowadzeniu projektów dodatkowych lub finalizowaniu zaległych, co oczywiście ma swoje zalety, ale niekoniecznie prowadzi do wzmożonej kreatywności i rozkwitu nowych rozwiązań – dodaje.

Istnieją jednak pewne sposoby na podsycenie kreatywności wśród pracowników i wywołanie efektu zbliżonego do tego, który przeanalizowali niemieccy naukowcy. – Organizacje mogą wprowadzić dzień zdrowia psychicznego, zapowiadając go z niewielkim wyprzedzeniem, tak aby pracownicy nie mieli możliwości zaplanowania na ten dzień aktywności, które nadmiernie pochłoną ich uwagę – proponuje Tim Schweisfurth – inną możliwością jest oddanie zespołom nieco wolnego czasu w ciągu dnia poprzez chociażby wcześniejsze zakończenie spotkania. Takie proste rozwiązania mogą prowadzić do bardzo pozytywnych efektów w postaci zwiększonej kreatywności – wyjaśnia.