Multitasking jest przereklamowany. Oto, jaki styl pracy daje dużo lepsze efekty

Konieczność prowadzenia wielu projektów równolegle wiąże się z uczestnictwem w licznych spotkaniach, przygotowywaniem raportów, wyjaśnianiem pytań ze strony podwykonawców zaangażowanych w poszczególne zadania, a także szybką reakcją na zapytania ze strony zleceniodawcy dotyczące terminu sfinalizowania danej usługi. Przy natłoku zadań, łączonych dodatkowo z chęcią pomocy mniej doświadczonym członkom zespołu, a także potrzebą zakończenia pracy zgodnie z wyznaczonym terminem, niełatwo o pomyłki, rozdrażnienie i przemęczenie. Skutkiem tego bywają opóźnienia i niezadowolenie ze strony osób zlecających projekt. Czy zatem tak powszechny w wielu firmach multitasking to mit i managerowie powinni delegować zadania w sposób bardziej przemyślany, stawiając na monotasking? Jakie korzyści wiążą się z takim alternatywnym podejściem i jakie długofalowe konsekwencje wynikają z rozproszenia uwagi na wiele zadań jednocześnie? Rozmawiamy o tym z Agnieszką Zawadzką-Jabłonowską, dyrektorką Centrum Coachingu i Mentoringu w Akademii Leona Koźmińskiego.

Czytaj więcej

Biznes

Ile można zarobić, będąc freelancerką? Branżowy raport podaje bardzo zachęcające kwoty

Freelancing to nie tylko możliwość wykonywania pracy w dogodnej dla siebie lokalizacji, ale i pomost między spełnieniem zawodowym a zaangażowanym rodzicielstwem. Jakie inne korzyści przynosi taki tryb pracy? Z jakimi trudnościami może się wiązać?

Dlaczego umiejętność wykonywania wielu projektów jednocześnie – multitasking – jest tak pożądaną cechą z punktu widzenia pracodawców?

W wielu firmach istnieje potrzeba równoczesnego angażowania się w różne zadania, takie jak np. prace zespołowe, obsługa klientów, tworzenie raportów, itp. Z tego względu wielu pracodawców pragnie zatrudnić osoby, które potrafią efektywnie „przełączać się” między zadaniami – zakładają bowiem, że pozwoli to skrócić czas realizacji projektów i zwiększyć wydajność. Ponadto współcześni pracodawcy często poszukują pracowników, którzy potrafią szybko reagować na zmieniające się priorytety i dostosowywać swój plan pracy do sytuacji. Z tej perspektywy multitasking może stwarzać pracodawcom pozory większej elastyczności i lepszego dostosowania się do zmieniających się warunków pracy.

Z punktu widzenia pracownika, jakie zagrożenia związane są z takim trybem pracy?

Multitasking, mimo że jest często postrzegany jako pożądana umiejętność w środowisku pracy, wiąże się z pewnymi zagrożeniami, zarówno dla pracownika, jak i dla jego przełożonego. Choć może wydawać się dobrym sposobem na szybkie wykonywanie wielu zadań, to w wielu przypadkach przełączanie się między zadaniami powoduje wzrost czasu potrzebnego na ich realizację i obniżenie efektywności. Ciągłe przełączanie uwagi między różnymi zadaniami może prowadzić do „kosztów przełączania” (switching costs), które zmniejszają koncentrację i utrudniają skupienie się na jednym zadaniu. W konsekwencji może to prowadzić do zmniejszenia efektywności, wydajności i jakości pracy. Ciągłe przełączanie się między zadaniami może prowadzić do obniżenia jakości pracy, zwłaszcza jeśli wymagają one głębokiego skupienia. Pracownicy wykonujący wiele zadań jednocześnie mogą również odczuwać wyższy poziom stresu wynikającego z potrzeby stałego przełączania uwagi. Tego rodzaju przeciążenie może w dłuższej perspektywie prowadzić do wypalenia zawodowego i mieć negatywny wpływ na ich zdrowie psychiczne i fizyczne. Ponadto multitasking może prowadzić do obniżenia zdolności do głębokiego, skoncentrowanego myślenia, które jest niezbędne do rozwiązywania złożonych problemów.

Czytaj więcej

Rozwój

Work-life blending. Na czym polega nowa idea harmonii między sferą zawodową a prywatną?

Popularne dotychczas zjawisko work-life balance powoli ustępuje miejsca work-life blending. Jakie korzyści niesie ze sobą ta idea, dlaczego warto ją wcielać w życie i czy docenią ją zarówno pracownicy, jak i ich przełożeni? Trenerka biznesu odpowiada.

Czy można również wyróżnić zagrożenia wynikające z multitaskingu dla przełożonych?

Po pierwsze multitasking może prowadzić do większej liczby błędów i obniżenia jakości pracy zespołowej. Wielozadaniowość może prowadzić do błędów w pracy, które nie zawsze są od razu zauważalne, ale z czasem mogą wpłynąć na ogólne wyniki organizacji. Po drugie, w organizacjach, w których multitasking jest praktykowany na szeroką skalę, managerowie mogą napotkać trudności w utrzymaniu kontroli nad projektami i zarządzaniu pracą zespołową. Koncentracja na wielu zadaniach może sprawić, że pracownicy nie będą w stanie efektywnie współpracować, co może prowadzić do nieporozumień, niewłaściwego podziału ról i opóźnień w realizacji celów. Ponadto długotrwały stres związany z multitaskingiem może prowadzić do obniżenia motywacji oraz satysfakcji z pracy wśród pracowników. Pracownicy zmuszeni do wykonywania wielu zadań jednocześnie mogą w dłuższej perspektywie czuć się wypaleni i zniechęceni, co może negatywnie wpływać na atmosferę w zespole i prowadzić do wyższej rotacji pracowników. Podsumowując, zarówno dla pracownika, jak i jego przełożonego, multitasking może wiązać się z rozmaitymi kosztami i negatywnymi konsekwencjami. Dla pracownika są to m.in. zmniejszona efektywność, zwiększone ryzyko błędów, przeciążenie psychiczne i stres. Dla przełożonego, multitasking może prowadzić do obniżonej jakości pracy, trudności w zarządzaniu zespołem i spadku motywacji wśród pracowników. Bardzo ważne jest zatem, aby organizacje stosowały podejście zrównoważone i starały się minimalizować negatywne skutki wielozadaniowości, dbając o dobrostan, zdrowie i harmonijną współpracę swoich pracowników.

Czy zatem monotasking może okazać się bardziej pożądanym stylem pracy?

Monotasking – czyli skupienie się na jednym zadaniu w danym czasie – może okazać się bardziej pożądanym stylem pracy, szczególnie gdy zależy nam na wysokiej efektywności i jakości pracy, a także dobrostanie pracowników. Monotasking może prowadzić do wyższej jakości wykonywanych zadań. Kiedy pracownik koncentruje się na jednym zadaniu, ma szansę wykonać je dokładniej, staranniej i z pełnym zaangażowaniem. Monotasking sprzyja również bardziej efektywnemu zarządzaniu czasem, ponieważ pozwala pracownikowi skoncentrować się na jednym zadaniu bez ciągłych przerw i rozproszeń związanych z koniecznością przełączania się między różnymi projektami. Zamiast „skakać” między zadaniami, które wymagają różnego rodzaju myślenia, monotasking pozwala na głębszą koncentrację, co w efekcie może przyspieszyć realizację zadania. Monotasking jest także korzystny z punktu widzenia zdrowia psychicznego, ponieważ zmniejsza presję i przeciążenie umysłowe, które często towarzyszy multitaskingowi. Kiedy pracownik kieruje całą swoją uwagę na jedno zadanie, łatwiej jest mu utrzymać wysoki poziom koncentracji, co sprzyja produktywności. Skupienie się na jednym zadaniu w danym czasie pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów poznawczych i bardziej efektywne rozwiązywanie problemów.