8 stycznia to Dzień Sprzątania Biurka. Kiedy widok sąsiedniego miejsca pracy kłuje w oczy, to ważny znak

8 stycznia to Dzień Sprzątania Biurka. Czy porządek w miejscu pracy jest ważny i wpływa na efektywność oraz jakość działań?

Maciej Jonek: Tak, porządek jest ważny, natomiast słowo „porządek” ma wiele znaczeń. Może oznaczać, że biurko jest puste. Może oznaczać, że użytkownik wie, co gdzie jest, np. w której stercie papierów jest faktura za kolację firmową, albo po której stronie szuflady „na wszystko” są klucze do skrzynki na listy. W końcu porządek może być tożsamy z ergonomią, to znaczy, że osoba może wygodnie usiąść, w niemęczącej pozycji, widzi ekran komputera, pulpit maszyny, z którą pracuje itd. Jeśli miejsce pracy jest zorganizowane tak, by sprzyjać pracy, to efektywność nie tyle wzrasta, co jest na adekwatnym poziomie. Jeśli biurko wymaga „odgruzowania” przed wysłaniem każdego maila, to efektywność oczywiście spada.

Czy po tym, w jakim stanie ktoś utrzymuje swoje biurko, można coś o nim wnioskować?

Jak nie boimy się popełnić błędu, to pewnie można. To, co my widzimy, patrząc na czyjeś miejsce pracy, to efekt wielu działań, interakcji i nawyków. To, co widzi osoba, która z niego korzysta, to zupełni inna perspektywa. To, co dla nas jest bałaganem, może być sygnałem o dezorganizacji twórcy bałaganu, albo równie dobrze może świadczyć o tym, że jakiś projekt jest w trakcie realizacji i wszystko z nim związane musi być na podorędziu. Może być tak, że ktoś poddał się, nie ma już mocy na porządki, może być tak, że w jego percepcji nie ma problemu. Zatem: ostrożnie z ocenami.

Jak często podejście do kwestii porządku jest podstawą do ogólnej oceny człowieka? Mamy skłonność do tego rodzaju działania czy niekoniecznie?

Zbyt często. Gdzieś w klasycznych kwestionariuszach osobowości można znaleźć pytania o skłonność do utrzymywania porządku. Ich autorzy zakładają, że osoby sumienne będą częściej miały porządek na biurku. Natomiast absolutnie nieuprawnione jest odwracanie tej zależności — osoby z porządkiem na biurkach wcale nie muszą być sumienne. Gdy mamy mało czasu lub ochoty na poznanie drugiej osoby, podejmujemy decyzje na podstawie bardzo powierzchownych obserwacji. Czasem nieopatrznie pozostawiony rozgardiasz może prowadzić do krzywdzącej oceny. Czasem wysiłki wkładane w ułatwianie sobie pracy odbierane są jako pedantyczność. Jeśli chcemy coś powiedzieć o człowieku, potrzeba więcej danych niż tylko rzut oka na blat.

Artystyczny nieład kontra bezduszność surowych korporacyjnych biur – co buduje lepszą atmosferę do pracy?

Swoboda. Jeśli osoba ma możliwość organizowania i reorganizowania swojej przestrzeni, to ta przestrzeń będzie jej bardziej służyć. Ponadto ważne jest bycie odpowiedzialnym za swoją przestrzeń. Zatem to ja jestem chwalony za to, jak moja organizacja pracy wpływa na moją efektywność. Jeśli jest odgórne przykazanie, ludzie tracą kontrolę i odpowiedzialność, a to rzadko sprzyja produktywności.

Czy sąsiedztwo biurka utrzymywanego w stanie innym niż własne, może być ważne?

Jasne. To świetna okazja, żeby rozpocząć rozmowę. Zapytać: „jak organizujesz sobie pracę”, „co masz gdzie i dlaczego?”, „jak doszłaś do tego, że masz tak jak masz?”. W tych pytaniach powinna być nieoceniająca ciekawość. Dzięki takim rozmowom można bardzo głęboko wejść w dyskusje o sposobach robienia rzeczy.

Można też spojrzeć na ten problem tak: jeśli kłuje cię w oczy sąsiednie biurko, to warto zapytać siebie samego, dlaczego. Czy może porównujesz się z osobą, która zarządza przestrzenią, która coś ci mąci. Może to być sygnał konfliktu w fazie ukrytej. Może użytkownik sąsiedniego biurka jest elementem jakiegoś trójkąta, na przykład takiego, który mieście się w zwątpieniu: „Dlaczego szef czepia się mojego porządku, jak tamta ma hałdy papierów posypane bibelotami?”. Takie ukłucia to sygnał, że warto posprzątać w relacjach, otworzyć konflikt, zadbać o swoje potrzeby i poznać oczekiwania innych. Ważniejsze jest, żeby między ludźmi za biurkami było czysto, niż żeby politura całą powierzchnią świeciła.

Czy można zmienić swoje nawyki w zakresie dbałości o porządek w miejscu pracy i w życiu w ogóle?

Można i w wielu przypadkach trzeba. Ważne jest np. żeby na biurku nigdy nie leżały dokumenty z danymi osobowymi, które ktoś może podejrzeć (w mojej pracy to szczególnie ważne), istotne jest by dbać o bhp, wyprzedzać możliwe wypadki i im zapobiegać. Czasem trzeba wylać kawę na komputer, żeby się tego nauczyć, ale można też bez tego. W mojej pracy ciągle mam w pamięci strażaka, który patrząc na moje biurko, nie widział godzin głębokich rozmów zamkniętych w stertach pieczołowicie sporządzanych notatek tylko paliwo dla ognia. To ważna perspektywa, bo pozwala zdystansować się do tego, co w naszym mniemaniu jest ważne i zawsze musi być pod ręką.

Czytaj więcej

Psychologia

Opłaca się być życzliwym - dla własnego dobra

Bycie miłym poprawia humor, podnosi poczucie własnej wartości i pozytywnie nastawia do otaczające...

Zmiana nawyków to też okazja do testowania różnych paradygmatów i podejść. Dzięki temu można znaleźć swoje, a to bardzo cenne. Podczas planowanej reorganizacji jest taki etap, gdy to co zaczynamy robić wydaje się sztuczne i wymuszone. To trafna obserwacja - tak jest. Nim nawyk się zakorzeni, trzeba około trzech miesięcy. W tym czasie łatwo przychodzi nam wątpienie. Warto wtedy zadbać o wsparcie innych. Opowiedzieć o swoim pomyśle na zmianę i poprosić życzliwą osobę o zapytanie od czasu do czasu jak nam idzie. Wtedy nowy nawyk ma większą szansę stać się codzienną normą.

Sprzątanie może być nawykiem, który umożliwia przerwę inkubacyjną. To taki czas kiedy świadomie nie myślimy o aktualnym problemie, zajmujemy się czymś innym. Okazuje się, że często po takiej przerwie (np. na porządki) siadamy do pracy, a nowe rozwiązanie już w naszej głowie czeka. Powstało niejako w tle, kiedy układaliśmy długopisy kolorami, lub opróżnialiśmy szuflady ze starych paragonów.

Czy stan biurka odzwierciedla ogólne podejście do kwestii porządku – w życiu/domu/emocjach?