Jak zrobić porządki w firmie i głowie? Trenerka cyfrowej organizacji biznesu radzi

Po co dorosłej kobiecie piórnik?

Joanna Piechocka: Odpowiem z dwóch perspektyw, mniej i bardziej serio. Mam poczucie, że w naszej codzienności czasami brakuje kolorów, a dla mnie piórnik jest symbolem pamięci o kolorowym życiu. Gdybyśmy zajrzały do mojego piórnika, nie znajdziemy w nim zwykłych długopisów, tylko wielokolorowe pisaki, którymi można różne rzeczy pozaznaczać. Ostatnio odkrywam też nowe zainteresowanie tym przedmiotem, bo mój syn wchodzi w wiek, w którym podbiera mi zakreślacze, uważając je za fajniejsze od swoich. A bardziej serio, wiele rzeczy notuję cyfrowo i korzystam z dobrodziejstw digitalu, ale są tematy, które w moim poczuciu napisane ręcznie na kartce papieru mają dużo większą moc. Kiedy tworzę i wymyślam, chcę się wesprzeć kolorami. Jest to dla mnie moment dawania sobie przyjemności i uważności.

Wierzyłam kiedyś w moc żółtych karteczek, ale zauważyłam, że powyżej pięciu nie działa już żadna.

Doświadczenia moich klientek potwierdzają, że tak jest. Częstą motywacją, żeby przenieść zarządzanie firmą bardziej w stronę on-line’ową jest to, że biurko tonie w żółtych karteczkach, a potem następuje strategia przeklejania tych najważniejszych na monitor, żeby były jeszcze bardziej na wierzchu. W efekcie kiedy mamy za dużo informacji w jednej kategorii, przestajemy je wchłaniać. Niestety tak samo można sobie zagracić aplikacje. Nawet jeśli do najprostszej aplikacji wpiszemy sobie 15 zadań i w żaden sposób nie ustalimy priorytetów, niczym nie będą się różnić od tych 15 karteczek. Aplikacje są więc kuszące, ale nie rozwiązują problemów, jeśli nie pomyślimy o nich strategicznie.

Tę strategię ubrałaś w ramy i stworzyłaś metodę Ease4Biz™. Na czym ona polega?

Ona cały czas się tworzy i ewoluuje — opierając się na doświadczeniach moich  i moich klientek. Dla mnie to podróż przedsiębiorczyni przez różne etapy działania w firmie. To cztery kroki dla biznesu prowadzące od firmowego chaosu do zaplecza, które działa na autopilocie.

Są to:

- usuń to, co niepotrzebne i odetchnij,

- wprowadź nowe patenty i zyskaj czas,

- zainstaluj samograje i ułatw sobie życie

- oddaj zaplecze i zajmij się „corem” biznesu.

Nie zawsze przechodzimy wszystkie kroki po kolei i nie zawsze musimy zrobić każdy z nich. Zazwyczaj początek jest wspólny — zaczynamy od dużego chaosu. Nie jestem zwolenniczką porządkowania wszystkiego od początku świata, ale przede wszystkim trzeba usunąć to, co najbardziej przeszkadza. Kiedy iCloud albo Google Drive świecą się na czerwono, nie pozwalają wgrywać nowych plików i co chwilę wyskakują denerwujące okienka, to psuje efektywność i blokuje działanie. Podobnie jest, gdy na biurku mamy tak dużo żółtych karteczek czy nieprzejrzanych dokumentów, że brakuje miejsca do pracy. Pierwszym krokiem jest więc usunięcie tych podstawowych „przeszkadzaczy”, które utrudniają codzienne działania. Cały proces prowadzi do tego, żeby odzyskać czas, spokój i moc. Możliwości poukładania siebie w kobiecych biznesach są ogromne i warto o to zadbać od samego początku. Jeśli w którymś momencie będziemy chciały budować zespół czy delegować elementy swojej pracy innym, a nie mamy uporządkowanego zaplecza, nawet nie będziemy wiedzieć, co mamy oddać. Wtedy nie uda się też tak spisać procedur, żeby kolejna osoba mogła pracować od A do Z tak, jakbyśmy tego chciały. Na szczęście po drodze nie musimy stawać się techniczną alfą i omegą. Szanując swoją różnorodność, samymi sprytnymi patentami, dobrymi pomysłami, wdrażaniem prostych systemów na to, żeby się nie pogubić w biznesie, w kilka miesięcy będziemy w stanie działać inaczej.

Czytaj więcej

Psychologia

Po kim dziedziczymy charakter? Psycholożka tłumaczy

Fakty zebrane w ciągu wielu lat badań i pokazują̨, że istnieją̨ różnice indywidualne w zachowaniu, których nie sposób wytłumaczyć odwołując się jedynie do czynnika środowiskowego.

Od czego zacząć - od porządku w głowie czy w firmie?

Kiedy myślę o porządku w głowie, pojawia mi się wiele jego aspektów. Zdefiniujmy go jako pewnego rodzaju dobrostan, samopoczucie, siłę, aktualną energię w danym momencie naszego życia do tego, by kontrolować firmę, bez tego trudno jest dalej działać. Nie jesteśmy w stanie dowozić tego, co byśmy chciały. Drugim aspektem porządku w głowie przedsiębiorczyni jest wszystko to, co myślę o sobie, świecie i innych ludziach w kontekście prowadzenia biznesu, czyli moje przekonania. To, jakie mam zdolności do tego, żeby być na swoim, zarabiać pieniądze, robić to z większym bądź mniejszym trudem. Porządki w firmie często zaczynają się również na poziomie przekonań. Wmawiamy sobie: „nie ogarniam”, „nigdy nie potrafiłam planować”, „zawsze żyję w bałaganie”, „kręcę się w kółko”. Te dwa tematy łączą się, więc można zacząć z każdej strony, ale z pracy z klientkami widzę, że łatwiej jest zacząć od zrobienia porządku w firmie, żeby pokazać sobie, że możemy coś zrobić inaczej, znaleźć sposób na odzyskanie sprawczości. Dzięki temu łatwiej jest zacząć myśleć o sobie inaczej. Łatwiej też zyskać klarowność w głowie, jeżeli firma jest uporządkowana. Lepiej więc poruszyć ten temat przez działanie.

Jakie metody w tym pomogą?

Kiedy pracuję z przedsiębiorczyniami, często punktem startowym ogarniania chaosu w firmie jest uporządkowanie firmowego komputera. Warto, bo to nasze codzienne narzędzie, na którym wykonujemy większość obowiązków. Wiem, że kiedy dopadnie nas zryw porządkowania, chcemy zająć się wszystkim od początku świata, czego efektem jest to, że szybko jesteśmy zniechęcone ilością rzeczy do uporządkowania, a to błąd. Jeśli nie prowadzimy firmy od wczoraj, ilość plików, linków, haseł, mejli jest tak duża, że żeby się z tym uporać, nie wystarcza nam czasu na prowadzenie biznesu. Powinnyśmy więc działać zgodnie z zasadą Pareta, inwestując 20 proc. wysiłku, ale w zamian odcinając 80 proc. rezultatu dla siebie i swojej firmy. Zachęcam, żeby spotkać się ze swoim komputerem tu i teraz. Z tym stanem chaosu, w którym jesteśmy obecnie, zacząć lepiej funkcjonować od dzisiaj.

Na początku przyjrzyjmy się, co w nim mamy. Gdzie są dane pliki, który program krzyczy, że nie ma miejsca. Warto zastanowić się, jak zorganizować linki i zakładki, jak pogrupować pliki, jak wymusić na systemie operacyjnym, żeby zawsze pytał, w którym miejscu zapisać dany plik i dzięki temu zredukować ilość klików, które poświęcimy na jego przyporządkowanie. Ważne jest niepomnażanie chaosu, sprawienie, by wszystko trafiało w miejsce docelowe. Jeśli stworzymy odpowiednie miejsca, przestrzeń zacznie się oczyszczać. Ze starych danych wyciągajmy do nowej struktury tylko to, czego najbardziej potrzebujemy. Całą resztę zostawmy w spokoju. Naprawdę nie trzeba do tego jakichś skomplikowanych informatycznych systemów, a jedynie proste rozwiązania, które raz wdrożone będą długo służyć. Ważne jest też to, żeby cały system ułożyć pod siebie. Jeśli dasz mi swój komputer do uporządkowania, nic ci to nie da, bo nadal nie będziesz wiedziała, gdzie co jest. Nikt nie zna twojej firmy jak ty. Odpowiednio ułożone linki, foldery czy hasła mają odzwierciedlać twój sposób widzenia firmy.

Naszą największą stajnią Augiasza bywa pulpit. Na jego uporządkowanie też masz sposób.

Na pulpicie zdarzają się foldery typu: "pulpit 2023", "pulpit 2024", "inne", w których jest wszystko i nic. A przecież to miejsce, na które patrzymy, gdy tylko zaczynamy pracę i dlatego warto o nie zadbać. Pliki można umieścić w różnych miejscach na dysku czy w chmurze. Opowiadam się za tym, żeby na pulpicie było jak najmniej elementów: skróty do głównych folderów i programów, z których korzystamy, ale pamiętając, że możemy je też przypiąć na pasku dolnym i niekoniecznie muszą być na froncie. Co jakiś czas organizuję bezpłatne warsztaty "Ogarnij swój pulpit", podczas których z lekkością i sprytem żegnamy zagracone pulpity. Przez 1,5 godziny daję uczestnikom przestrzeń na przemyślenie sobie, w jakie główne grupy mogą przypisać pliki firmowe, doradzam ułożenie firmy w 5 folderach, stworzenie jednego folderu na pliki prywatne oraz przeniesienie starych plików w inne miejsce. I co najważniejsze – podpowiadam, jak to utrzymać. Już samo to daje ogromną ulgę. Pokazuje też potrzebę walki z natłokiem. Pulpit jest wyrazem dążenia do minimalizmu, tego, żeby ciągle czegoś nie szukać, żeby nas nie przebodźcowywał. Mimo że to mały krok, może dać dużo przestrzeni na nowe.

Gdybym cię poprosiła o wymienienie kilku podstawowych programów, które pomagają w uporządkowaniu komputera, które z nich byś poleciła?

Bardzo niedoceniana przez nas, choć każdy ją ma, jest przeglądarka. Korzystamy z niej, ale często w sposób nieświadomy. Na przykład używamy innej w laptopie, a innej w telefonie, przez co mamy rozproszone zakładki. Osobiście poleciłabym Google Chrome, bo dobrze sprawdza się i na PC i na Macu, bezproblemowo się łączy z kontem Google, a rozszerzenia, które można w niej zainstalować dają duże możliwości. Na warsztatach uczę, jak spiąć firmę w jeden supersystem, tak, by technologia stała się wirtualnym asystentem. Aplikacja Nozbe do zarządzania zadaniami, projektami i zespołem, Evernote do zbierania notatek i inspiracji, a to wszystko wsparte kalendarzem Google'a. Uczulam jednak, że wybór odpowiednich aplikacji jest ważny, ale jeszcze ważniejsze jest to, żeby dostosować je do siebie i swojego biznesu. Są wtórne do strategicznego myślenia, czyli tego, co chcemy dzięki tym aplikacjom uzyskać. Od tego trzeba zacząć, a nie od ściągania wszystkiego, co się nigdy nie przyda.

Czy jesteśmy w stanie na tych porządkach zaoszczędzić czas?

Kiedy na początku kreowałam ideę porządkowania biznesu, czas był dla mnie główną walutą, którą się na tym zyskuje. Są badania, które udowadniają, że 26 proc. czasu pracownika upływa na poszukiwaniu i łączeniu informacji rozproszonych po różnych systemach — tak wynika z Raportu International Data Corporation, powołuje się na niego w swojej książce Tiago Forte „Zbuduj swój drugi mózg”. To aż 1/4 dnia. Po zrobieniu porządków w komputerze, szukanie w nim czegoś idzie znacznie szybciej. Ale też u moich kursantów bardzo widoczny jest inny wynik: odzyskany spokój. Jest to oczywiście trudniej zmierzyć i przeliczyć na pieniądze, natomiast towarzysząca mu ulga i poczucie sprawczości dają dużą moc. Tę siłę i odzyskany czas można wykorzystać na to, by zrobić w firmie coś więcej, z czym się do tej pory nie wyrabialiśmy, albo przeznaczyć na hobby, czy jakościowy czas spędzony z rodziną i przyjaciółmi. Pułapką jest myślenie, że najpierw biznes trzeba rozkręcić, a potem zająć się jego ewentualnym porządkowaniem. W zasadzie rodzi to pytanie, do jakiego poziomu jesteśmy w stanie rozkręcić chaos. Od samego początku powinno się przyjąć system prowadzenia plików, faktur, dokumentacji, a dzięki temu znacznie szybciej odcinać kupony.

Czy są narzędzia, które pomagają w walce z prokrastynacją?

Niektórych bardzo motywują deadline'y. Czasami świadome ustawienie sobie terminu na wykonanie czegoś jest bardzo skuteczne, tylko trzeba to zrobić w taki sposób, żeby od razu wiedzieć, że ten termin nas wzmocni, a nie zabije. Umawianie się z kimś, że podeślemy coś do określonej godziny, zrobimy do danego dnia, wypowiedzenie tego na głos sprawia, że trudniej jest wykonanie tego zadania przekładać w nieskończoność. Istnieje reguła pięciu sekund, która wydaje się tak prosta, że aż głupia, ale wystarczy ją chwilę potestować, żeby dostrzec jej skuteczność. Stosujemy ją, kiedy nie możemy zabrać się do pracy, zwłaszcza kiedy będąc na swoim działamy w domu, w kawiarni, nikt nie stoi nam nad głową i nas nie kontroluje. Jeśli kusi nas jeszcze pięć minut przeglądania Facebooka i Instagramu, a już naprawdę chcemy zacząć coś robić, określamy, czym zajmiemy się w pierwszej kolejności. A potem brutalnie, aczkolwiek z życzliwością, zaczynamy odliczać od pięciu do jednego. Jak minie jeden, po prostu zaczynamy robić to, co sobie wyznaczyłyśmy. Podczas tego odliczania nasz mózg nie ma przestrzeni na myślenie o wszystkich wymówkach podpowiadających, dlaczego tego jeszcze nie robić. Odwracamy uwagę od przeciwności. To idealna ilustracja powiedzenia, że najtrudniejszy jest pierwszy krok.

Jeśli chodzi o kobiece biznesy, mam też poczucie, że często czujemy się w nich dość samotne. Szczególnie teraz, kiedy z nich ma odnogi online’owe, pracę zdalną, kiedy dzielimy przestrzeń biurową z domową. Łączymy się zdalnie i wspólnie pracujemy. Prowadzę taką grupę. Spotykamy się co tydzień na dwie godziny. Każda z uczestniczek deklaruje, co przez ten czas chce zrobić. Wpisujemy sobie to we wspólną tabelkę, monitorujemy postępy, a później pracujemy. Efekt jest magiczny. Dziewczyny domykają wtedy zadania, do których zbierały się cały tydzień. Wytwarzają się między nimi więzi, ich biznesy zaczynają się wspierać, stają się klientkami dla siebie nawzajem. Samo poczucie, że robię biznes samodzielnie, ale nie samotnie, bo mam zawsze kogoś kto jest obok, może być źródłem inspiracji, motywacji i wiary w kobiece sukcesy.

Chyba pomaga nawet samo to, że można się do kogoś odezwać.

Oczywiście, nawet poza tymi spotkaniami jesteśmy w kontakcie. Wspólna praca dodaje efektywności i „flow”, na którym można działać wiedząc, że ktoś obok też pracuje, że można z kimś podzielić się swoimi wątpliwościami. Te osoby wiedzą, że jak gdzieś utkną, znajdą wsparcie.

Wyzwanie polega na tym, że zawsze w biznesie jest coś pilniejszego do zrobienia niż posprzątanie. Zawsze jest coś do zrobienia „na już”, a układanie procedur leży z boku. Dopóki wszystko się nie zablokuje, często się tym nie zajmujemy. Dobrym sposobem jest wyznaczenie sobie chwili w kalendarzu na ogarniecie tego tematu. To tak samo ważny aspekt biznesu, jak dostarczanie na bieżąco do klienta naszego produktu czy usługi. Musimy sobie zdać sprawę, że na pewnym etapie chaosu nie będziemy mogły wywiązywać się ze zobowiązań na takim poziomie, jakiego się od nas oczekuje.

Czytaj więcej

Psychologia

Kobiety same sobie szkodzą. Psycholożka o stawianiu granic swojego "ja"

Dziewczynki często od najwcześniejszych lat słyszą, że ważne jest, aby były grzeczne. To w dorosłym życiu przysparza trudności chociażby wtedy, kiedy stajemy w obliczu wewnętrznego konfliktu - mówi Urszula Struzikowska–Marynicz.

Ile potrzebujemy czasu na sprzątanie i jak często powinnyśmy to robić?