Ekspertka o zasadach savoir vivre'u na spotkaniach online: Kamera powinna być włączona

Nowoczesne technologie mają dziś ogromny wpływ na życie zawodowe i osobiste. Jak w tej rzeczywistości odnaleźć się z klasą i zachować odpowiednie maniery? O zasadach, które rządzą tym obszarem savoir vivre'u mówi ekspertka ds. etykiety Katarzyna Urbańska.

Publikacja: 05.07.2024 12:24

W komunikacji prywatnej emotki mogą pomagać. W kontaktach bardziej formalnych nie należy z nimi prze

W komunikacji prywatnej emotki mogą pomagać. W kontaktach bardziej formalnych nie należy z nimi przesadzać – to nie jest w dobrym tonie.

Foto: Adobe Stock

Jakie jest "ABC" biznesowej i towarzyskiej etykiety w dobie nowoczesnych technologii?

Katarzyna Urbańska: Wszyscy gdzieś pędzimy. Technologie, które proponuje nowoczesny świat, są więc sporym ułatwieniem. Nie powinny one jednak definiować naszych kontaktów osobistych, bezpośrednich. Te powinny być podstawą, osią relacji. W naszych czasach, kiedy doba bywa za krótka, kontakty online stają się jednak normą, tworząc niejako nowy savoir vivre. Spotkanie w dobie nowoczesnych technologii to jednak nie tylko świat online. Na każdym kroku towarzyszą nam przecież smartfony, smartwatche, a wraz z nimi dodatkowe bodźce, powiadomienia, informacje. To, co bardzo ważne, to aby podczas spotkań biznesowych „face to face” powinniśmy poświęcać uwagę rozmówcy, kontrahentowi, a nie towarzyszącej technice.

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Również w kontekście relacji „new tech”?

Dokładnie tak. To, jak mówimy, jak wyglądamy, jakim językiem się posługujemy, pokazuje, kim jesteśmy. Niezwykle ważne jest też poszanowanie czasu drugiego człowieka. Czasu wciąż nam brakuje. Spotkania biznesowe z ustalonym zakresem godzinowym to również element savoir vivre'u.  Ważne są: wcześniejsze ustalenie meritum, bycie uprzejmym, trzymanie się ustalonego planu działania. Wszystko to, o czym mowa, obowiązuje również podczas telekonferencji, spotkań online: uważamy na wszelkie zdrobnienia, emotikony, wielkie i małe litery i — nie spóźniamy się. Wciąż trudno przyzwyczaić się, że ustalony czas trwania spotkania, zarówno towarzyskiego jak i biznesowego to właśnie przejaw klasy i elegancji. Na Zachodzie dość powszechne jest już też informowanie gości weselnych o tym, w jakich godzinach trwa przyjęcie, a u nas jest to dla zaproszonych zaskakująca wiadomość. Oczywiście, kulturowe uwarunkowania nie są bez znaczenia, ale jeśli ktoś informuje z wyprzedzeniem, o której kończy się spotkanie, należy to uszanować. To, jak zostaniemy zapamiętani podczas pierwszego kontaktu, zarówno w „realu” jak i online, zbuduje relację na lata. Pierwsze wrażenie bardzo trudno jest zmienić.

Czytaj więcej

Przepraszanie za spóźnienie jest w złym tonie. Katarzyna Urbańska o etykiecie w biznesie i codzienności

Idealne spotkanie online to także takie, podczas którego przewidujemy pułapki, których zawczasu można uniknąć…

O, tak. Kurier dzwoniący do drzwi, niewyciszony mikrofon, przedłużanie telekonferencji, powitania spóźnialskich. Jak w rzeczywistości nowych technologii odnaleźć się z klasą i zachować odpowiednie maniery? To wcale nie jest takie trudne. Warto myśleć o tym, że dane sytuacje mogą mieć miejsce. Podczas przyjścia kuriera przeprosić, wyłączyć na ten moment kamerę. Gdy ktoś się spóźnia, nie robić niepotrzebnego zamieszania, wejść online „po angielsku”, dyskretnie. Nigdy też nie należy na siłę przedłużać rozmowy, jeśli nie jest to konieczne. Warto z góry ustalić czas jej trwania i trzymać się „porządku obrad”. Starać się też być w miejscu sprzyjającym ciszy i koncentracji.  Wtedy nawet niechcący włączony mikrofon nie sprawi kłopotu. „Idealne” spotkanie online ma swoje czasowe granice. Uczestnicy wiedzą jakie są jego główne punkty – powinni otrzymać agendę dzień wcześniej. Należy też zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie logistyczne i techniczne - gdy nie jest się pewnym, jak co działa, warto sięgnąć po dostępne w sieci tutoriale. Koniecznie trzeba też określić podział ról - jeśli jesteśmy gospodarzami, przyjmujemy rolę „mistrza ceremonii”. Po zakończonym spotkaniu wysyłamy jego uczestnikom podsumowanie, licząc na „follow up”.

Kiedy wychodzimy z online do realu, także towarzyszą nam nowe technologie. Jest się na ważnym spotkaniu, a w głowie i telefonie wibruje cała checklista na najbliższe godziny. Jak w takiej sytuacji skupić się na drugim człowieku?

Checklista jest bardzo ważna. Ale układając ją na dany dzień i biorąc pod uwagę dane spotkanie, starajmy się być jak najlepiej do niego przygotowanymi. Musimy wiedzieć z czym przychodzimy, jakie są nasze cele, co chcemy osiągnąć. Równie ważne jest przygotowanie organizacyjne — by uniknąć powtarzanego jak mantra pytania „czy mnie słychać?”. Kolejną ważną zasadą podczas spotkań online jest włączanie kamery, niezasłanianie się za obrazem lub zdjęciem. To oznaka szacunku dla pozostałych uczestników spotkania, które, mimo że odbywa się za pośrednictwem komunikatorów, powinniśmy traktować jak rozmowę „one to one”. I jeśli już jeśli nas widać, ubierzmy się stosownie, profesjonalnie, odpowiednio. Dres jest dobry, ale na siłownię. Dress code online jest równie istotny jak w biznesowej relacji "w realu".  Panie, podobnie jak w pracy, mogą mieć delikatny makijaż. Ważny jest język, którego używamy. Powinien być zrozumiały dla wszystkich uczestników spotkania. Nadmiar specjalistycznego żargonu nie jest mile widziany.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdy w spotkaniu biorą udział przedstawiciele różnych profesji – jak kulturalnie i z klasą odnaleźć się w takiej „Wieży Babel”?

Jeśli ktoś puści wodze swojej branżowej nowomowy, zawsze warto dopytywać. Często na przykład zdarza się, że prawnicy w kontakcie z klientami koncentrują się na zawodowej nomenklaturze. Tymczasem o ile przed sędzią można w ten sposób starać się zbudować swój autorytet, zaimponować sali sądowej znajomością przepisów, o tyle w kontakcie z klientem prawnik chcący zachować się z klasą powinien dostosować język komunikacji do swojego partnera, tak by przekaz był zrozumiały. To samo dotyczy rozmów zawodowych innych branż. Jeśli w takiej sytuacji druga strona wyjdzie niedoinformowana, oznacza to, że zarówno zasady profesjonalizmu, jak i dobrego wychowania zostały naruszone. Czasem też niestosowne zdanie, słowo potrafi zepsuć cały efekt.

Nietrafione słowo jak niestosowny żart potrafi zasiać spustoszenie. Czy jednak nie warto czasem wyłamać się z „online'owego” wersalu, by przełamać konwenanse celem rozluźnienia atmosfery?

To wszystko zależy od tzw. umiejętności „miękkich”. Jeśli wprowadzając nieformalny, rozluźniający atmosferę ton nie naruszamy drastycznie zasad ogólnie przyjętej dyplomacji, nie musi to od razu oznaczać faux pas. Bycie przysłowiowym „ą - ę” przez cały cały czas nie służy niczemu dobremu. Nawet na dworze królewskim można czasem się uśmiechnąć. Spuszczenie powietrza z balonika podczas bardziej formalnych spotkań może być wskazane, jest to jednak sztuka.

Czy jedną z zasad niepisanego kodeksu postępowania jest umiejętność utrzymania uwagi rozmówcy na odpowiednim poziomie zainteresowania?

Tutaj nie do przecenienia jest rola moderatora, który pełni rolę gospodarza. To on powinien pilnować zarówno przebiegu rozmowy, jej merytoryki, czasu trwania, zachowania uczestników. Jego zadaniem jest dopilnowanie, by nie wejść w „tunel plotkowania” – a – proszę mi wierzyć – to zmora wielu spotkań online. Trzymajmy się zasad i granic wyznaczonych przez profesjonalne podejście do sprawy.

Czy w realu, czy online wciąż jesteśmy tymi samymi ludźmi, mamy swoje przemyślenia i emocje. Co robić w sytuacji jawnego konfliktu podczas spotkania online?

Lepiej takie spotkanie przerwać niż eskalować emocje. Moderator powinien zaproponować przełożenie spotkania na przykład na kolejny dzień i równocześnie zaproponować skonfliktowanym stronom ustalenie spójnego dla nich i ewentualnych podgrup, stanowiska. „Słuchajcie, zostawmy to tak jak jest teraz, wrócimy do tego jutro" – to powinno pomóc. Warto ostudzić emocje i policzyć do stu.

Czytaj więcej

Rozmowy o pieniądzach to sztuka. Ekspertka od etykiety radzi, jakich zasad warto się trzymać

Emocje w świecie „tech” mają swoją „twarz”. W dobie mediów społecznościowych emotikony stają się ważnym narzędziem komunikacji. Czy wpisują się one w etykietę zawodowych relacji?

W komunikacji prywatnej emotki mogą pomagać. W kontaktach bardziej formalnych nie należy z nimi przesadzać – to nie jest w dobrym tonie. Zdziwiłabym się na przykład, gdyby komunikat z emotikonem przyszedł od mojego prawnika. Trzeba wiedzieć, z kim, jak i gdzie się komunikujemy. Nie należy też jednak działać wbrew sobie: używając innego języka, kreując się na kogoś innego, „lepszego”, tracimy wiarygodność. Nie ma sensu przebierać się za kogoś, kim się nie jest. Nie ma sensu udawać - na tym też polega etykieta: by wizerunek był spójny. Budując fałszywy obraz samych siebie jesteśmy nieprawdziwi i prędzej czy później staniemy się niewiarygodni. 

Czy głos i intonacja w relacji online są ważne? Mają wpływ na odbiór przekazu?

Głos zawsze odgrywa ważną rolę w komunikacji. W jego brzmieniu rozpoznać emocje; w tym zdenerwowanie, dekoncentrację, obawę. Ale także i pozytywną energię, korzystne nastawienie, uśmiech. Warto pamiętać, że również jest wizytówką człowieka. „Mówi” o nas i za nas. Pamiętajmy więc o dyskretnym uśmiechu w głosie. Pamiętajmy też, że networking i budowanie relacji to balans pomiędzy byciem profesjonalnym i równocześnie empatycznym, „ludzkim”.

Jakie jest "ABC" biznesowej i towarzyskiej etykiety w dobie nowoczesnych technologii?

Katarzyna Urbańska: Wszyscy gdzieś pędzimy. Technologie, które proponuje nowoczesny świat, są więc sporym ułatwieniem. Nie powinny one jednak definiować naszych kontaktów osobistych, bezpośrednich. Te powinny być podstawą, osią relacji. W naszych czasach, kiedy doba bywa za krótka, kontakty online stają się jednak normą, tworząc niejako nowy savoir vivre. Spotkanie w dobie nowoczesnych technologii to jednak nie tylko świat online. Na każdym kroku towarzyszą nam przecież smartfony, smartwatche, a wraz z nimi dodatkowe bodźce, powiadomienia, informacje. To, co bardzo ważne, to aby podczas spotkań biznesowych „face to face” powinniśmy poświęcać uwagę rozmówcy, kontrahentowi, a nie towarzyszącej technice.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Biznes i prawo
Praca zdalna na różnych etapach kariery kobiet. Zbadano, kto zyskuje, a kto traci
Materiał Promocyjny
Jak wykorzystać potencjał elektromobilności
Prawo
Niewidoma prawniczka Katarzyna Heba: To ja jestem ta przebojowa, która niczego się nie boi
Biznes i prawo
Nietypowe benefity dla pracowników szkodzą firmie. Jak działa zjawisko carewashing?
Biznes i prawo
Polska adwokatka w Londynie: Przyjazd na Wyspy nie czyni mężczyzny dżentelmenem
Biznes i prawo
Magdalena Kurpiewska: Kluczowa jest konkretna wiedza, ale też empatia i umiejętność rozwiązywania konfliktów