Kompletująca bagaż w pośpiechu i wybiegająca na lotnisko serialowa Rachel Green na wyjazd z Nowego Jorku do Londynu nie zabiera paszportu. Próbuje przekonać obsługę, że do spontanicznego wylotu wystarczy jej karta biblioteczna lub wręczony ukradkiem banknot, który nieprzejednana pracownica lotniska zwraca już mniej dyskretnie. W dalszej części odcinka „Przyjaciół” dawna ukochana przyszłego pana młodego przekona się, że można było jednak zaniechać starań o zdobycie paszportu i nie rujnować ślubu serdecznego przyjaciela. Zanim to jednak zrozumie, podejmie wszelkie starania, by jednak wsiąść do samolotu.
Wprawdzie przygotowania wakacyjne niezmiennie wiążą się z właściwym spakowaniem torby podróżnej i upewnieniem się, że wszystkie dokumenty znajdują się w zasięgu ręki, to jednak o należyte rozdystrybuowanie obowiązków służbowych warto zadbać z odpowiednim wyprzedzeniem, znacznie wcześniej niż o skompletowanie bagażu. Jak zaplanować przerwę wakacyjną i kogo o niej poinformować, by zapewnić sobie wypoczynek w trakcie urlopu? Praktycznych porad udziela ekspertka w obszarze HR, prof. Beata Skowron-Mielnik z Katedry Zarządzania Zasobami Przedsiębiorstwa Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu.
Czytaj więcej
Gdy długo wyczekiwany urlop nieuchronnie dobiega końca, powrót do rzeczywistości może okazać się mało przyjemny, a naładowane podczas wyjazdu akumu...
Im dłuższy urlop, tym wcześniejsze przygotowania
Mając wyznaczoną datę urlopu wakacyjnego, warto rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem, zależnym od specyfiki prowadzonej działalności oraz od zajmowanego stanowiska. Jeśli obowiązki danej osoby muszą na czas odpoczynku zostać przejęte przez innego członka zespołu, niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń w tym zakresie oraz przekazanie kluczowych informacji jeszcze przed wyjazdem, tak aby zastępca miał do nich dostęp pełniąc obowiązki samodzielnie. – Wiele zależy od rodzaju działalności i zajmowanego stanowiska, niekiedy to wyprzedzenie może być nawet półroczne, na etapie przygotowania planów urlopowych innych pracowników. Ale na pewno nie z dnia na dzień. Tydzień do dwóch tygodni powinny wystarczyć na zorganizowanie pracy w zespole – zauważa prof. Beata Skowron-Mielnik.
Zorganizowanie zastępstwa na czas urlopu, jak również przekazanie wiedzy operacyjnej dotyczącej prowadzonych projektów, ma też związek z długością oraz terminem planowanej nieobecności. – Wiele zależy też od tego, czy jest to urlop w okresie letnim lub zimowym, gdy chętnych do wzięcia wolnego jest więcej. Wówczas trudniej o zastępstwo, a po powrocie często pojawia się potrzeba zastępowania innych osób. Nie bez znaczenia jest też długość wyjazdu: kilka dni czy może kilka tygodni. Im dłuższy wyjazd, tym wcześniej trzeba rozpocząć przygotowania – proponuje ekspertka w obszarze HR.
Czytaj więcej
Wizualizowałam sobie tę chwilę, marzyłam o niej od dziecka – tak Dua Lipa przywitała 100,000 fanów przybyłych na jej występ w Glastonbury. Czy mani...
Aktualizacja kalendarza
Przed rozpoczęciem urlopu, w porozumieniu z przełożonym i współpracownikami, warto podjąć kilka działań, dzięki którym wypoczynek w trakcie wyjazdu nie będzie przerywany koniecznością odbierania telefonów służbowych. Jak proponują redaktorzy „Harvard Business Review”, należy zawczasu umieścić informację o urlopie w swoim kalendarzu, tak, aby pracownicy na bieżąco uczestniczący w realizacji zadań z daną osobą nie zapomnieli o wybranych datach. Niezbędne jest też usunięcie z kalendarza spotkań zaplanowanych na czas urlopu oraz poinformowanie uczestników o powodzie nieobecności, jak również wskazanie zastępcy, który w tym czasie przejmie obowiązki urlopowicza i przekaże status prowadzonych projektów. – Kluczowa jest decyzja, czy zadania będą realizowane przez inne osoby, czy czekają na pracownika. W drugim przypadku można rozważyć coraz popularniejsze workation. Czy to jest w pełni urlop, to kwestia dyskusyjna, ale czasem to lepszy wybór niż nagłe telefony z pracy w czasie urlopu lub odwoływanie pracownika z urlopu – zauważa prof. Skowron-Mielnik.
W ostatnich dniach przed wyjazdem warto powstrzymać się od rozpoczynania nowych projektów, jak również podejmowania przełomowych dla danego zadania rozmów i wprowadzania ustaleń zmieniających przebieg postępowania przy realizacji znanych procesów. – Nowe projekty i kluczowe decyzje nie powinny być podejmowane tuż przed wyjazdem, bo takie sprawy często wiążą się z dodatkowymi wątpliwościami, problemami, wyjaśnieniami, czyli telefonami z pracy w trakcie urlopu. I takich rzeczy nikt nie chce wziąć na siebie w zastępstwie – podkreśla rozmówczyni.
Czytaj więcej
Letnie miesiące skłaniają do zmiany obuwia na lekkie, odkrywające stopy klapki i sandały. Czy lubiane przez plażowiczów popularne japonki są dobrym...
Złagodzenie post-vacation blues
Aby po powrocie z urlopu złagodzić objawy tak zwanego post-vacation blues, czyli melancholii związanej z koniecznością podjęcia obowiązków zawodowych na nowo, warto już ostatniego dnia przed planowaną przerwą dokończyć zaległe projekty, przekazać ich status zespołom zastępczym, a nawet upewnić się, że z biurka zostaną usunięte zbędne przedmioty czy notatki zawierające poufne informacje. – Na ostatni dzień na pewno nie należy zostawiać przełomowych zadań. Raczej proponuję zaplanować w tym czasie ostatnie rozmowy ze współpracownikami, uporządkowanie poczty elektronicznej, ustawienie autoodpowiedzi, uporządkowanie biurka i plików, żeby inni łatwo znaleźli dokumenty i informacje. W przeciwnym razie mogą telefonować w trakcie urlopu. Warto też zaplanować kalendarz na tydzień następujący bezpośrednio po urlopie – dodaje prof. Skowron-Mielnik.
Do listy zadań niezbędnych do zrealizowania przed rozpoczęciem przerwy wakacyjnej, redaktorzy „Harvard Business Review” dodają jeszcze precyzyjne wskazanie zastępcy lub grupy pracowników odpowiedzialnych za realizację zadań w trakcie urlopu danej osoby. Jeśli w automatycznej odpowiedzi ustawionej na czas nieobecności pojawia się informacja o ograniczonym dostępie do poczty elektronicznej oraz możliwych utrudnieniach w kontakcie, wówczas powstaje mylne wrażenie, że pracownik pozostaje dostępny mimo urlopu. Zamiast tego warto otwarcie napisać, że we wskazanym terminie służbowe wiadomości nie będą odbierane, a realizacja projektów została powierzona wymienionym w dalszej części komunikatu pracownikom.
Gdy powyższe wytyczne zostaną zastosowane, pozostaje już wybór urlopowego kierunku oraz skompletowanie bagażu przed podróżą. Oby przemieszczenie się na lotnisko nie odbywało się w takim chaosie jak u Rachel Green, a karta bilbioteczna nie próbowała udawać paszportu przy odprawie.
Źródło:
https://hbr.org/
